Processo de implatação

  • Reunião introdutória sobre o SEI, suas funcionalidades e benefícios
  • Levantamento de dados: funcionários que irão operar o SEI
  • Mapeamento da hierarquia administrativa (gerências)
  • Reflexão e categorização MACRO dos principais processos de tramitação interna e externa da unidade
  • Cadastramento da unidade administrativa e suas gerências, conforme hierarquia organizacional
  • Criação de e-mails institucionais para os servidores que não possuem
  • Ajuste dos dados dos servidores que irão operar o sistema (e-mail institucional) e cadastro daqueles que não forem importados para o sistema
  • O cadastro manual, ajustes e unidades são feitos pelos administradores do SEI
  • Envio do ofício informando sobre os treinamentos
  • Reflexão sobre os processo principais das unidades envolvidas no SEI.
  • Capacitação sobre o SEI, envolvendo as principais funcionalidades do sistema
  • Prática: tramitação interna e externa de processos e documentos digitalizados, assinaturas digitais, documentos modelo/padrão, anexos etc.
  • Acompanhamento dos setores nos primeiros dias de utilização
  • Orientações gerais sobre suporte técnico e manuais do sistema
Entre cada fase de implantação, ocorrerá reunião entre gerentes das unidades e a DTI para avaliação de pendências, falhas, ocorrências especiais e melhorias do processo de implantação como um todo.

Todas unidades receberão capacitação do sistema, veja o cronograma da sua unidade.

Cronograma

FASE 1

  • Gabinete;
  • Procuradoria;
  • Auditoria;
  • Pró-Reitoria de Planejamento, Gestão e Finanças;
  • Diretoria Administrativa/HUCF;
  • ERU (BH);

Prazo estimado: 15/02 a 11/04/2018
Reuniões de avaliação: 12 e 13/04

FASE 2

  • DTI + GTI/HUCF;
  • Secretaria Geral;
  • Diretoria De Desenvolvimento Acadêmico (HUCF);
  • Pró-Reitoria de Ensino;
  • Pró-Reitoria de Extensão;
  • Diretoria De Enfermagem (HUCF).

Prazo estimado: de 16/04 a 24/05/2018
Reuniões de avaliação: 23 e 24/05

FASE 3

  • Centros De Ensino;
  • Pró-Reitoria de Pesquisa;
  • Pró-Reitoria de Pós-Graduação;
  • Diretoria Assistencial (HUCF).

Prazo estimado: de 28/05 a 20/07/2018
Reuniões de avaliação: 23 e 24/07

FASE 4

  • DDI;
  • Imprensa;
  • CEAD;
  • Biblioteca;
  • CEPS;

Prazo estimado: de 26/07 a 24/08/2018
Reuniões de avaliação: 27 e 28/08

FASE 5

  • CEPT;
  • Campis;
  • Policlínica e outras unidades externas;

Prazo estimado: de 30/08 a 28/09;
Reuniões de avaliação: 01 e 02/10;